Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych


§1 Postanowienia Ogólne

  1. Dokument ten tłumaczy jakie dane zbieramy od użytkowników strony konkurs.mini.pw.edu.pl, w jakim celu oraz jak długo je przetwarzamy. Podaje również jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z tym przetwarzaniem.
  2. Administratorem Państwa danych osobowych zbieranych na tej stronie jest Politechnika Warszawska z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-661), Pl. Politechniki 1. Regon: 000001554. Administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania Państwa danych osobowych.
  3. Szanujemy prawo do prywatności i dbamy o bezpieczeństwo danych. W tym celu stosujemy szereg zabezpieczeń systemu informatycznego adekwatnych do ryzyka oraz szyfrujemy komunikację przeglądarki ze stroną.
  4. Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a ich przechowywanie ma miejsce na zabezpieczonych serwerach w siedzibie Administratora bez udziału podmiotów zewnętrznych.
  5. Termin „RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
  6. Termin "konkursy" odnosi się do Powszechnego Internetowego Konkursu dla Uczniów Szkół Średnich - Matematyka oraz do wszystkich testów, konkursów i lig organizowanych na stronie konkurs.mini.pw.edu.pl.
  7. Termin "uczestnik" odnosi się do zarejestrowanego użytkownika strony
  8. Termin "edycja" oznacza okres przeprowadzenia konkursów w danym roku akademickim. Konkretne terminy są ogłaszane co roku na stronie. Maksymalny czas edycji może obejmować daty od 1.09 do 31.08 (jeden rok).
  9. Podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych jest udzielona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zgoda ta może być w każdej chwili przez Państwa wycofana, ale to uniemożliwi Państwa udział w konkursach.


§2 Zakres przetwarzania danych osobowych

  1. Kategorię przetwarzanych danych obejmują:
    1. Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres email, numer PESEL - dane te są niezbędne do identyfikacji uczestnika konkursów w szczególności do potwierdzenia jego tożsamości, dodatkowo numer PESEL służy do weryfikacji wieku uczestnika.
    2. Dane lokacyjne: nazwa miejscowości oraz kod pocztowy - dane te są niezbędne do prowadzenia statystyk związanych z zasięgiem geograficznym naszych konkursów
    3. Dane szkoły uczestnika: nazwa i adres szkoły oraz imię i nazwisko nauczyciela matematyki - dane te są niezbędne do tworzenia statystyk popularności naszych konkursów w szkołach oraz do nawiązywania współpracy dydaktycznej z tymi szkołami i nauczycielami.
    4. Dane dodatkowe: informacja czy uczestnik jest tegorocznym maturzystą - dana niezbędna aby uszeregować finalistów wg. prawa do stypendiów jakie są przyznawane w ramach nagród oraz do prowadzenia statystyk.
    5. Dane dotyczące wyników w testach: wszystkie odpowiedzi jakich na pytania w testach udzielił uczestnik wraz z czasem ich udzielenia - dane te są niezbędne do oceny poziomu wiedzy uczestnika, tworzenia statystyk trudności pytań oraz do przeprowadzenia procesu reklamacji pytania
    6. Dane połączeń internetowych: data i czas połączenia, numer IP klienta, odwiedzana strona, strona z której nastąpiło połączenie (tzw.referrer), dane o nazwie i wersji systemu operacyjnego klienta oraz o nazwie i wersji przeglądarki internetowej klienta - dane te są zbierane w celu analizy ruchu sieciowego z serwerami strony pod kątem zagrożeń bezpieczeństwa informatycznego serwerów a w szczególności zagrożeń bezpieczeństwa danych osobowych.
    7. Tzw. "ciasteczka" przeglądarki. Wyłącznie takie które służą utrzymaniu sesji lub zapisaniu opcji ustawień użytkownika - bez tych danych witryna nie może poprawnie przeprowadzić testów.
  2. Cele przetwarzania danych osobowych obejmują:
    1. Identyfikacje osób i ich wieku w ramach prowadzonych testów
    2. Ocenę wiedzy osób na podstawie testów elektronicznych
    3. Przeprowadzanie procesu reklamacji pytań przez uczestników
    4. Gromadzenie statystyk trudności dotyczących poszczególnych pytań w testach
    5. Gromadzenie statystyk geograficznych dotyczących zasięgu oddziaływania strony
    6. Gromadzenie statystyk dotyczących szkół uczestników
    7. Tworzenie kopii bezpieczeństwa systemu informatycznego wraz z bazą danych osobowych
    8. Archiwizacja list najlepszych uczestników konkursów
    9. Analiza ruchu sieciowego z witryną pod kątem zagrożeń bezpieczeństwa danych
    10. Utrzymanie sesji uczestnika oraz zapamiętanie jego ustawień podczas interakcji ze stroną
  3. Ramy czasowe przetwarzania danych osobowych:
    1. Dane identyfikacyjne oraz dodatkowe są przechowywane przez okres pojedynczej edycji konkursu, czyli co najwyżej jeden rok. Po tym czasie dane te są usuwane z bazy systemu co prowadzi do pełnej anonimizacji pozostałych kategorii danych jakie były związane z danym uczestnikiem.
    2. Określone dane, wyróżnionych uczestników konkursów mogą być przez nas upublicznione w formie list finalistów. W zakresie upublicznionych danych mogą znaleźć się imię, nazwisko,wynik punktowy, nazwa szkoły, miejscowość szkoły oraz informacja o tym czy uczestnik jest maturzystą. Listy te są upubliczniane bez ograniczeń czasowych o ile uczestnik nie wycofa zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych.
    3. Wszystkie dane statystyczne po pełnej anonimizacji są przechowywane bezterminowo.
    4. Kopie bezpieczeństwa systemu są przechowywane przez 3 miesiące. W razie wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych po odtwarzaniu systemu z kopii stosowana jest lista wykluczeń uczestników bazująca na ich wewnętrznych numerach identyfikacyjnych.
    5. Dane dotyczące ruchu sieciowego są przechowywane przez 2 lata.
    6. Dane zapisane w "ciasteczkach" są przechowywane na komputerze uczestnika tak długo jak wynika to ustawień jego przeglądarki. Po zakończeniu udziału w konkursach można je bez obawy skasować.
  4. Komu możemy przekazać Państwa dane osobowe:
    1. Podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa (np. organom ścigania).
    2. W przypadku brania udziału w testach szykowanych przez współpracujących z wydziałem MiNI nauczycieli, przekazujemy tym nauczycielom pseudo-anonimowe wyniki tych testów. Przekazywane dane obejmują jedynie identyfikator uczestnika (LOGIN) oraz same wyniki zarówno testu jak i poszczególnych pytań. Aby powiązać te wyniki z uczniami nauczyciel musi od samych zainteresowanych otrzymać zgodę oraz informację jak powiązać osobę z danym loginem. Nauczyciel widzi tylko wyniki dotyczące jego testów.


§3 Prawa przysługujące uczestnikom w związku ochroną ich danych osobowych

  1. Wszystkie pytania, prośby i żądania związane z Państwa danymi osobowymi prosimy kierować na adres konkurs_strona[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @), na wszystkie maile niezwłocznie odpowiemy.
  2. Od naszych decyzji mogą się Państwo odwołać do powołanego na Politechnice Warszawskiej Inspektora Ochrony Danych z którym mogą się Państwo kontaktować za pomocą adresu mail iod[at]pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @).
  3. Mają Państwo prawo do wniesienia skargi na nasze działania do organu nadzorczego czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o ile uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
  4. W niektórych przypadkach, aby spełnić prośbę lub żądanie, będziemy od Państwa wymagali rozsądnego potwierdzenia Państwa tożsamości tak aby móc zidentyfikować czy osoba wnioskująca jest tą osobą której dane dotyczą.
  5. Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  6. Prawo wglądu w swoje dane oraz prawo ich korygowania. W czasie trwania edycji konkursu mają Państwo pełny dostęp do swoich danych osobowych co umożliwia ich weryfikację i poprawianie (po zalogowaniu, zakładka "Moje konto/Edytuj". Wyjątek stanowi nr PESEL, którego nie można łatwo zmienić po przejściu pewnego etapu uczestnictwa ze względu na egzekwowanie limitu podejść do półfinału. W przypadkach szczególnych możemy zmienić PESEL na wniosek uczestnika skierowany do nas droga mailową. Po zakończeniu edycji konkursu ustaje przetwarzanie Państwa danych. Pozostają jedynie listy finalistów, które są publicznie dostępne. Poprawianie danych na tych listach odbywa się na podstawie mailowego wniosku osoby zainteresowanej.
  7. Cofniecie zgody na przetwarzanie Państwa danych (prawo bycia zapomnianym) - prosimy o wniosek skierowany droga mailową. Proszę zwrócić uwagę, że po zakończeniu edycji o ile nie jest się na liście finalistów nie ma już danych osobowych które moglibyśmy zaprzestać przetwarzać - zostały w pełni zanonimizowane. Cofnięcie zgody w trakcie trwania edycji oznacza automatyczne wykluczenie uczestnika ze wszystkich konkursów w których bierze on udział.
  8. Pozostałe prawa wymienione w p. 5 tego paragrafu oraz inne prawa wynikające z obowiązujących przepisów - prosimy o wniosek skierowany droga mailową.


§4 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

  1. System elektroniczny konkursu wykonuje automatyczną ocenę udzielonych przez uczestnika odpowiedzi na podstawie ustalonego przez układających zadania szablonu. Skutek tej automatycznej oceny może mieć znaczący wpływ na uczestnika polegający na przyczynieniu się do otrzymania lub nie otrzymania nagrody (np. wstępu na studia poza postępowaniem rekrutacyjnym). Takie przetwarzanie danych podlega Art. 22 RODO i wymaga od uczestnika oddzielnej zgody.
  2. Od wyników automatycznego przetwarzania przysługują odwołania. W części konkursów możliwe jest odwołanie od oceny poprzez stosowny formularz dostępny na karcie oceny testu. Zawsze możliwe jest odwołanie poprzez wiadomość email wysłaną na adres konkurs_odwolania[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @). Czas na przesyłanie odwołań jest ograniczony harmonogramem konkursów.


§5 Przetwarzanie danych osobowych osób poniżej 16 roku życia

  1. Przetwarzanie danych osobowych osób które nie ukończyły 16 roku życia wymaga aprobaty rodzica lub opiekuna prawnego (zgodnie z Art. 8 RODO)
  2. Taka zgoda musi być wyrażona na piśmie i przesłana w formie skanu lub zdjęcia do systemu zanim uczestnik rozpocznie udział w konkursach.
  3. Zgoda powinna mieć następującą treść:

    Wrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych mojego dziecka IMIĘ i NAZWISKO (PESEL) przez system informatyczny strony konkurs.mini.pw.edu.pl w celach udziału w konkursach oraz w celu publikacji imienia i nazwiska dziecka, punktacji końcowej, nazwy szkoły dziecka oraz informacji o tym czy dziecko jest maturzystą. Dodatkowo wyrażam zgodę na zautomatyzowane podejmowanie decyzji opartej na wynikach testów dziecka.

    Imię i Nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego (podpis odręczny)


    Szablon w postaci pliku RTF (Word/Libreoffice i wiele innych programów rozpozna ten format).
  4. W momencie w którym system wykryje uczestnika poniżej 16 roku (na podstawie numeru PESEL) jego konto zostanie czasowo zablokowane aż do wgrania takiej zgody poprzez stosowny formularz w systemie i jej weryfikacji przez administratora strony.
  5. Zgody można także nadsyłać droga mailową na adres konkurs_strona[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @) lub pocztą tradycyjną na adres podany w stopce strony.